キャパが狭い人の特徴と広げる方法を紹介|仕事に余裕がないと感じたら

「キャパが狭い」と聞いたことはありませんか?キャパとは英語の「capacity」(キャパシティ)の事でコップに例えるとあとどれ位水が入る余裕があるかという事です。キャパが狭いと毎日が苦しいでしょう。キャパを広げ余裕のある毎日を送るための方法を紹介します。

専門家監修 |心理カウンセラー 介護健康心理カウンセラー 西本大紘
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介護事業と心理カウンセラーをしております。また、ブログでも介護や健康、心理の情報発信をしています。
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目次

  1. キャパが狭いから余裕がない
  2. キャパが狭い人の特徴とは
  3. キャパが狭い原因とは
  4. キャパを広げるための7つの方法
  5. 自分のキャパを超えた仕事はしないで

キャパが狭いから余裕がない

「キャパ」とは英語の「capacity」(キャパシティ)を略したもので、その物が持つ能力の中で対応できる容量や数等の意味です。それをそのまま人間の「能力」に置き換えたものを普段私たちは「キャパ」と言って使っています。いっぱいいっぱいになるまでどのくらい余裕があるかを「キャパが大きい」「キャパが狭い」等で表現しています。

余裕のない日々で「どうして毎日こんなに忙しいんだろう」と思っていませんか?それはキャパが狭いから余裕がなくなっているのです。キャパが狭い人の特徴や原因を知り対処することでキャパを広げ、余裕のある毎日を過ごせるようにしていきましょう。

西本大紘

心理カウンセラー

許容力は性格との関連が大きいです。ストレス耐性とも言い換えられるので、キャパは精神的や作業的な処理能力の高さと言えます。

キャパが狭い人の特徴とは

自分はキャパが狭いのかもしれない…と思ったら、次の5つの特徴に当てはまっていないかチェックしてみましょう。キャパが狭いと気持ちや時間に余裕がないだけでなく、他の人に悪い印象を与えてしまうので要注意です。

①キャパが狭い原因を他人のせいにする

仕事でいっぱいいっぱいになってしまうのは上司がしっかり計画を立ててくれないからだとか、同僚がサボっているからだ等と他人のせいにしていませんか?キャパが狭い人は、現状を周りのせいだと責任転嫁しがちです。

自分はしっかりやっているという自負があり、実際に仕事の能力もあります。仕事に追われるのには仕事の進め方や考え方が大きく関係していますが、周りのせいにすることで自分を正当化してしまいます。いっぱいいっぱいの状態が「自分はこんなに仕事をしている」という意味付けになってしまい、キャパが狭い状態から抜け出せなくなってしまうでしょう。

②コミュニケーションをとるのが苦手

キャパが狭い人は「自分が頑張ればうまく仕事が回って行く」等と考え、自分の意見を言わない事が多いでしょう。自分の仕事が忙しくて大変な状態になっていてもそれを人に伝えることが苦手です。

少しでも手伝ってもらえば余裕が生まれますが、自分で解決しようとするのでどうしても仕事は個人プレーになってしまいます。仕事は仲間と協力するものだとわかっていながら、人に頼むより自分で解決した方がスムーズだと考え、背負い込んだ分の作業量が増えてしまうのです。

③完璧主義

後から間違いを指摘されるのを心配し、頼まれてもいないのに必要以上に完璧を目指してしまいます。入念に確認したり、不足がないように付け足したりするので余計に時間がかかってしまいます。

必要以上の頑張りは時には「よくここまでやってくれたね」と評価されることもありますが、大体は相手に伝わらなかったり「ここまでやらなくてもいいのに」と評価されず、無意味な頑張りになってしまうことも多いのです。ですが、キャパが狭い人はいくら無意味だとしても決して手を抜くことを許さないでしょう。

④一生懸命やっているのに評価されない

キャパが狭い人はなかなか頑張りを評価されない特徴があります。決して仕事の能力がないわけではありません。自分でも「一生懸命やっている」と思っているのに評価が上がって行きにくいのです。

仕事の評価は個人的に一生懸命やったかという理由だけで上がるものではありません。能力や成果はもちろんの事、仕事の進め方や同僚とのコミュニケーション等、評価の項目はたくさんあります。また勤続年数が上がっていけば、仕事の幅を広げ新しい仕事を任されたり後輩を教育したりという役割も出てきます。

いつも仕事に追われている人に、上司は安心して仕事を任せて新しい仕事にチャレンジしてもらおうという気になるでしょうか。評価されるためにはまずキャパを広げ、余裕を持つことが大切になってくるでしょう。

⑤いつも忙しそうにしている

キャパが狭い人はいつも忙しそうにしているという特徴があります。受け持っている仕事量はそんなに多くなくても、なぜかいつも忙しそうに見えてしまいます。当の本人も、忙しくて大変だと感じているでしょう。

そこにはキャパが狭い人特有の原因がたくさん含まれており、自分で忙しい状況を作り出してしまっているのです。そして忙しいので常にイライラしています。話しかけにくい雰囲気を自ら作り上げてしまうので、周りから孤立しやすくなってしまい、ますます周りの協力を得られなくなってしまいます。

キャパが狭い原因とは

キャパが狭いのは、単に仕事をたくさん抱えている事だけが原因ではありません。今の状態を作り出しているのは、実は自分自身だとしたら驚きでしょう。

現状から抜け出すには、原因を探ることが大切です。キャパが狭くなってしまう大きな原因を、3つ挙げます。当てはまったら特に気を付けましょう。

①心配性である

キャパが狭い人は「もし間違っていたらどうしよう」等と心配事を次々と探してしまうので、心配事をなくす努力をします。キャパが狭い人の特徴で「完璧主義」があるように、意味があるかないかは別として必要以上の作業をして完璧を目指してしまうのです。

それには多くの作業時間が必要となり、追い込まれて行くでしょう。また、仕事には納期があるので時間にも追われてしまい「期日までに終わるだろうか」という心配も出てきてしまいます。その結果、残業が多くなってしまうこともあるでしょう。作業にも時間にも追われ、余裕がないのでキャパはどんどん狭くなってしまいます。

②人に任せることができない

コミュニケーションをとるのが苦手で、断られたらどうしようと思ったり「こんな簡単な事、自分でやってよ」と思われたりするのが怖くて、人に任せることが苦手ではありませんか?また完璧主義な特徴から、人に任せることで自分が思ったようにならない、間違えられて修正する時間が増えるのが嫌だと思って全て自分でやろうとしていませんか?

キャパが狭い人は仕事を人に任せることが苦手で自己完結したがる傾向があるようです。簡単な雑用すらも他の人に任せることができないと自分の仕事がどんどん溜まってしまいます。

③不安をいくつも抱えている

仕事以外にも家庭や友人、お金等で不安や悩みを抱えていませんか?解決できていない悩みをいくつも抱えていることで頭の中は常に不安でいっぱいになっていしまいます。ホッと一息つける暇がなく、いつも不安に支配されている状態です。あれもこれも解決しないといけない、けれど目の前の仕事が手一杯でどうにもならないという八方塞がりの状態です。

西本大紘

心理カウンセラー

焦ってしまう、不注意が多い人と共通して、客観視やスケジューリングが出来ていないことが多いです。やることを両手に抱えるより、並べて見る意識が大事です。

キャパを広げるための7つの方法

ここまで、キャパが狭い人の特徴と原因を挙げてきました。キャパが狭い状態は、仕事の量だけが原因ではないことがおわかりいただけたでしょうか。

次は、仕事に追われず、少しでも余裕が持てるためにはどうすればいいのか、7つの方法をご紹介します。

①ストイックに完璧を目指さないようにしましょう

「完璧」の程度は人によってまちまちです。自分が完璧だと思っているものが他人には完璧ではないことなど、大いにあることです。自分の中の完璧を目指すために仕事に追われ続ける事に、意味があるでしょうか。基本的なミスはあってはいけませんが、あまりにも余計な作業をして時間を使うのは、本当にもったいないです。

自分は一生懸命時間をかけてやっていたことが実は重要ではない部分で、誰もそんな作業をしていない…なんて事があるかもしれません。もし自分でどこにどれだけの作業が必要なのかわからずにやっているとしたら、一度同僚に相談してみるといいでしょう。

②心配事を一つずつ解消していきましょう

心配や不安な事が頭の中で渦巻いている状態なら、まずは何に対して不安を感じているのか紙に書き出してみましょう。紙に書き出すだけでも頭の中が整理されスッキリしていきます。そこまで悩む必要のない事や今悩まなくてもいいものも見つかるでしょう。

人間が抱える心配事のうち9割は心配しなくても良いという研究結果も出ており、実はどうでも良いことで悩んでいることが多いようです。それでも残った不安の中で、すぐに解消できそうな悩みから解決していきましょう。不安が一つでも解消できれば、その分心に余裕が生まれるはずです。

③自分を犠牲にすることをやめましょう

キャパが狭い人は「自分さえ我慢すれば」という考えをしがちですが、その考え方をやめましょう。個人事業で一人しかいない場合を除き、だいたいは同じ仕事をしている仲間がいるはずです。仲間同士で助け合うのが仕事のあるべき姿ではないでしょうか。

どうしたらもっと仕事がしやすくなるのか、余裕が持てるようになるのかを自分で考え、出た答えを同僚や上司に話してみましょう。協力が得られたり、もっと良い案が出てきたりするかもしれません。コミュニケーションが苦手だから…と思い悩んでいるだけでは、何も変わりません。

大切なのは、まず自分で解決策を考えることです。他の人が考えた解決策は、あなたが望んでいるものではないかもしれません。自分が「こうなったら楽になるな」という解決策を先に提示した上で相談するようにしましょう。

④趣味を持って視野を広げましょう

キャパが狭いと目の前の仕事にばかり目が行ってしまい、気が休まりません。休日ももし仕事の事を考えてしまうようなら趣味を持つようにしてみましょう。楽しめる趣味を持つことで一旦仕事の事を忘れる時間を作ってみるのです。

世の中には楽しくて夢中になれるものがたくさんあります。自分に合った趣味を見つけることで、趣味に関する情報を探すようになり視野が広がります。楽しいと感じられるものがあるだけで心に余裕が出ることもあるでしょう。

⑤今やるべきことを紙に書き出してみましょう

やる事がたくさんあって急いでいるのに、仕事がなかなか進まないと思う事はありませんか?あれもこれもやらなければ、と頭の中が混乱している時は考えがまとまらず、時間ばかりかかってしまいます。頭の中にある「やらなければならないこと」を紙に書き出してみましょう。

目に見える状態にしてみると、やらなくても良いものや明日にまわしても良いものが見つかります。そして今日やる事がリストアップされている状態で優先順位を決めていけば、余裕をもって一つ一つの仕事に取り掛かることができるでしょう。

⑥深呼吸をしましょう

忙しいとどうしても呼吸が浅くなりがちです。呼吸が浅いと充分な酸素が脳に行き渡らないので、集中力が続かなくなります。目の前の仕事に追われているのに頭がうまく回らず、なかなか進まなくなってしまいます。

呼吸が浅いと常に戦闘態勢で脳も体も休まりません。そこで定期的にゆっくり深呼吸をする習慣を作りましょう。深呼吸をすれば心が落ち着き、頭がスッキリします。リフレッシュして仕事に望めば作業効率も上がるでしょう。

⑦人に教えることでキャパを広げていきましょう

キャパが狭い人は他の人に仕事を任せることができないとお伝えしました。ですが、このままにしていては何も改善して行きません。少しずつでいいので、自分の持っている仕事を人に教えていきましょう。

最初は自分の仕事で手一杯で、教える時間を見つけるのが難しいかも知れません。ですが、これまでお伝えしてきたキャパを広げる方法を実践して、時間を作っていきましょう。もしかすると一時的に大変になるかもしれませんが、教えた事ができるようになれば断然楽になるはずです。今後のために少し頑張ってみましょう。

いきなり人に教えるのに抵抗がある場合は、雑用からでもいいので自分が頼めそうだと思うものから人にお願いしていきましょう。そうすれば次第に余裕が生まれ、仕事の幅を広げていくことも可能になっていきます。

西本大紘

心理カウンセラー

無限のキャパを持った人は居ません。誰でも許容を越えると苦痛です。そのため、抱えすぎたり無理はせず距離を保ちながら冷静な視野を持ちましょう。

自分のキャパを超えた仕事はしないで

キャパが狭い人は自分を犠牲にしてまでも、全て一人で終わらせようとしてしまう傾向があります。現状から抜け出したいと思っているものの、具体的な対策を自分から言い出すことができずに結局一人で抱え込んでキャパオーバーになってしまいます。

キャパオーバーの状態が続いてしまうと、やがてストレスで心身共に疲れ果ててしまうでしょう。そうなる前に対策をとることがとても大切です。今の状態が好きならば構わないですが、もっと楽に楽しく仕事をしたいと思う気持ちがあるなら行動を起こしましょう。

キャパが狭い人は、責任を持って仕事をやり遂げるという姿勢や能力を持っています。それはとても素晴らしいことです。あとは少しの勇気と頭の中を整理することでキャパは自然と広がります。仕事もプライベートも余裕を持って楽しんでいる将来を想像し、現状を変えていきましょう。

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